Modalités pour être staff à YAKA

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Ci-dessous les 4 valeurs de l’association : ABCD.

o Recherche de l’Autonomie > YES Akademia travaille à stimuler les talents des jeunes sous forme d’un apprentissage continu, visant l’auto-réalisation, afin de renforcer leur leadership et leur créativité, tout en les rendant davantage aptes à travailler ensemble pour, individuellement et collectivement, parvenir à transformer eux-mêmes, et le monde.

o Valorisation de la Bienveillance > YES Akademia vise le bien commun et le bonheur de chacun : c’est un état d’esprit critique, une attitude positive, une façon d’être en étant ouvert d’esprit et respectueux mais aussi une façon de faire en partageant.

o Affirmation de la Citoyenneté > YES Akademia croit à la création de valeur pour tous par la solidarité et l’engagement, au profit de tous, localement et globalement

o Respect de la Différence > YES Akademia ne jauge pas, ne juge pas, mais croit au contraire que la diversité des origines et des parcours est source d’inspiration, pour chacun et pour tous

Annexe A : Le Code d’éthique de YES Akademia

(résumé et traduit par Annabel Tiplady, mai 2017, corrigé et modifié par Mouna Menouchi et Lolita Diez, mai 2017, adapté du code de déonthologie de NASW – National Association of Social Workers)

Le préambule

L’ONG YES Akademia a pour mission principale d’améliorer le bien-être des individus, en se concentrant sur les besoins et l’autonomisation des plus vulnérables dans des contextes précaires. YAKA s’appuie sur les forces environnantes qui contribuent à apporter des solutions aux problématiques qu’elle soulève.

Les staffs promeuvent, auprès des lauréats, la justice sociale et le changement. Ils sont sensibles à la diversité culturelle et ethnique et ont fait de leur combat, la lutte contre la discrimination, l’oppression, la pauvreté et aspirent à une justice sociale. En effet, YAKA repose sur des valeurs fondamentales comme la dignité, la valorisation, l’importance des relations humaines, l’intégrité et le développement personnel.

L’intérêt du code éthique de YES Akademia

Les suivants principes éthiques s’appliquent à tous les corps professionnels de YAKA qui se doivent de communiquer sur ces valeurs. Le code d’éthique de YAKA précise ces principes et a pour intérêt de :

  • Identifier les valeurs fondamentales
  • Résumer un vaste éventail de principes qui reflètent les valeurs fondamentales de YAKA et pose un guide pour ses staffs
  • Assister les staffs à identifier une situation indésirable lorsqu’elle se produit et à en déduire une solution.

Le code d’éthique ne peut pas garantir le comportement éthique et il ne peut pas résoudre tous les conflits au sein de YAKA.

Le code met en avant les principes et standards fondamentaux afin que les staffs puissent s’y conformer.

 

  • Les responsabilités éthiques de YAKA envers les personnes

 

Afin de promouvoir le bien-être et le développement personnelle et l’autodétermination, YAKA assiste les personnes dans leurs efforts pour identifier et clarifier leurs objectifs, leur personnalité, et leurs compétences. Les staffs doivent utiliser un langage clair pour informer les personnes et les accompagner dans la réalisation de leur objectif.

Les staffs doivent comprendre la culture locale à travers ses codes, faire preuve de pédagogie et porter un regard attentif à son environnement et à la diversité sociale. Les staffs ne peuvent exploiter injustement un individu dans une relation professionnelle ni pour ses intérêts personnels, religieux, politiques ou commerciales.

2)  La responsabilité éthique envers les collègues

Pendant la durée de cette convention, les staffs qui travaillent en tant que superviseurs ou éducateurs ne peuvent pas entretenir de relations sexuelles avec leurs pairs, les étudiants, les stagiaires ou d’autres collègues sur lesquelles ils exerçaient une autorité professionnelle.

Les staffs ne peuvent pas harceler sexuellement les supervisés, les étudiants, les stagiaires ou d’autres collègues. Le harcèlement sexuel inclue : les avances sexuelles, la sollicitation sexuelle, les demandes de faveurs sexuelles, et d’autres conduites verbales ou physiques à caractère sexuel. Les staffs en connaissance de toutes infraction à ce principe doivent prendre des mesures de sanctions.

Les staffs témoins de comportements liés à la détresse psychosociale ou à la toxicomanie doivent prendre les mesures nécessaires pour assister cette personne.

3) Les responsabilités éthiques pour exercer dans ce contexte

Les staffs travaillant comme éducateurs ou instructeurs pour des lauréats doivent évaluer les performances de façon juste et respectable. Les staffs ayant cette responsabilité doivent l’assumer de façon équitable et attentionnée et sur la base de critères clairement énoncés.

Les staffs à YAKA doivent prendre des mesures responsables pour s’assurer que les documents enregistrés sont précis et reflètent les services fournis. Ils doivent inclure la documentation suffisante et opportune pour faciliter la livraison des services et assurer la continuité des services fournis aux lauréats à l’avenir.  

Les documentations des staffs doivent protéger la vie privée des clients dans le mesure du possible et approprié, et ils ne doivent inclure que les informations qui sont directement pertinentes pour la livraison des services. Ils doivent garder les enregistrements qui suivent le terme des services pour s’assurer un futur accès raisonnable. Les enregistrements doivent être maintenus durant le nombre d’année requis par la législation nationale ou par les contrats pertinents.

4) Les responsabilités des staffs comme professionnels

Les staffs ne doivent pratiquer ou tolérer aucune forme de discrimination sur la base de la race, de l’ethnicité, de l’origine nationale, de la couleur de peau, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre ou d’expression, de l’âge, de l’état matrimonial, de l’orientation politique, de la religion, du statut d’immigration, et d’handicap physique ou mental.

Les staffs doivent s’efforcer de devenir et demeurer compétents dans leur exercice professionnel et dans la réalisation de leur fonction professionnelle.  

Les staffs doivent aspirer à devenir et rester compétent dans le bureau et dans la réalisation de leur fonction professionnelle. Ils ne doivent pas participer, tolérer ou être associé avec la malhonnêteté, la fraude ou la tromperie. Les staffs ne doivent pas permettre à leur vie privée d’interférer avec leur capacité à accomplir leurs responsabilités professionnelles.  

5) Les responsabilités éthiques des staffs devant leurs activités.

Les staffs doivent faire respecter et progresser les valeurs éthiques et la connaissance de la mission de la profession. Ils doivent promouvoir l’analyse et la recherche pour contribuer au développement des connaissances des lauréats et à l’amélioration des programmes de YAKA.

Les staffs engagés dans les cercles évaluation et recherche doivent obtenir le consentement écrit, informé et volontaire des participants, quand cela est approprié, sans que le refus de participer n’entraîne une privation ou une sanction implicite ou avérée, sans incitation excessive à participer, et avec une attention particulière porté au bien être du participant, à sa vie privée, et à sa dignité. Un consentement éclairé doit inclure des informations à propos de la nature, de l’étendu et de la durée de la participation requis et la divulgation des risques et bénéfices de la participation à la recherche.

6) Les responsabilités éthiques des staffs envers la société

Les staffs doivent promouvoir le bien-être général de la société, de l’échelle locale à l’échelle globale, et le développement des lauréats, de la leur communauté et de leur environnement. Les staffs doivent agir pour élargir le choix et l’opportunité pour tout le monde, avec une attention particulière envers les vulnérables, les défavorisés, les opprimés, les exploités, personne ou groupe.

Les staffs doivent chercher à étendre le spectre des opportunités pour les bénéficiaires et les personnes les plus vulnérables. YAKA souhaite promouvoir la diversité culturelle et sociale à l’échelle locale puis globale.

ANNEXE B : EXEMPLE DE L’ORGANISATION DES TACHES

En février 2016, on a décidé de transitionner à ce nouveau système de management qui s’appelle l’holacracie, identifié par Arnold de Souza, ancien bénévole et consultant chez YES Akademia de 2012 à 2016. Ceci s’applique plus aux opérations en France mais vous pouvez aussi vous en inspirer à l’international. Nous avons 9 cercles avec 9 « Premiers Liens » (avec un super-cercle qui contient le comité exécutif du CA). Les rôles sont identifiés dans les cercles, ainsi que les personnes manquantes pour les rôles pour rajouter au cercles.

  1. Cercle Innovation et Stratégie
  2. Cercle Evenements
  3. Cercle Administratif et Finance
  4. Cercle Pédagogie
  5. Cercle Développement
  6. Cercle International
  7. Cercle Communication et Marketing
  8. Cercle Richesses Humaines
  9. Cercle Evaluations et Recherche

 

  1. Être en communication régulière avec l’équipe YES Akademia
  2. Rechercher dès que possible des partenariats stratégiques et culturels auprès d’organismes de jeunesse/ fondations/ entreprises/ individus en sollicitant des fonds auprès de ces-dites personnes, afin de soutenir le travail de YES Akademia
  3. Participer aux collectes de fond et aux évènements organisés par l’équipe et pour les jeunes
  4. Assurer l’entretien, l’organisation, et la propreté des espaces de travail et bureaux de YAKA France.
  5. Assurer l’entretien des bases de données notamment : Google Calendar, Google Document, ainsi que les pages et groupes Facebook, Twitter, Instagram, emails, Trello, Slack, etc.
  6. Assister aux réunions staffs, conférences, réunions, formations externes de perfectionnement professionnel, conférences téléphoniques et événements du réseau, le cas échéant.
  7. S’engager à se former aux nouvelles technologies et plateformes de réseaux sociaux
  8. Etre ouvert d’esprit, s’adapter, être flexible, professionnel, respectueux, tolérant, et désireux de travailler à renforcer la solidarité avec les communautés que nous servons.

ANNEXE C : OBLIGATION DES ANIMATEURS ET COORDINATEURS

Coordonnateurs de programme et animateurs s’obligent à faciliter l’expérience des jeunes de YAKA tout au long du programme en aidant à soutenir les jeunes et en les guidant à chaque étape de leur participation, au niveau local et / ou à l’étranger.

Le staff contribuera également au programme d’études, avec les jeunes, à leur développement, et aux évaluations. Ils feront partie intégrante de l’équipe et la vie quotidienne des jeunes de YAKA.

Quelques exemples de tâches et responsabilités :

  • Aide à animer des ateliers (une fois par semaine pendant la phase 1, au moins deux fois par semaine pendant la phase 2 et 3).
  • Maintenir la confidentialité et un niveau de professionnalisme attendu de cette position
  • Fixer le programme à l’avance.
  • Arriver préparé(e) avec d’autres co-animateurs à l’avance, préparer les thèmes à venir des ateliers et organiser et déterminer qui souhaitent couvrir ce thème au cours de l’atelier.
  • Aider avec des staffs locaux à organiser l’intervention de conférenciers pour les ateliers, les événements
  • Assurer la santé, et la transition entre le voyage et le retour chez soi.
  • Participer aux réunions du personnel, séances de supervision, formations du personnel, et aux conférences téléphoniques du personnel
  • Veiller à ce que les affichages soit faites pour les plateformes de réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Blog), et à ce que les  photographies / vidéos prises, soulignent les réalisations individuelles et collectives.
  • Travailler en étroite collaboration avec les participants YAKA individuellement et en petits groupes afin de fournir un appui pour le développement personnel des jeunes
  • Tenir des réunions consultatives avec les jeunes, conduire des séances de définition des objectifs.
  • Créer ou utiliser un compte Facebook existant ou nouveau afin de faciliter la communication avec les jeunes.
  • Lorsque cela est nécessaire, écrire par Facebook texto et/ou mail aux jeunes sur les ateliers à venir et les détails, notamment en ce qui concerne la fréquentation, la paperasserie, et rencontres avec les familles.
  • Soutenir les jeunes avec leur espagnol/langue créole/anglais et faciliter leur adaptation culturelle
  • Communiquer tous les événements et activités à venir pour les jeunes.
  • Gérer les données et documents, entrés dans Google Docs
  • Communiquer des évaluations aux jeunes, aux familles, aux enseignants à des moments appropriés au cours du programme.
  • Assurez-vous que la communication avec les parents ou les tuteurs et les familles est conforme, en cours, et significative.
  • Assurer une expérience éducative en toute sécurité pour tous les jeunes participants.
  • Maintenir le soutien, la confidentialité et le professionnalisme nécessaire pour créer une atmosphère de sécurité, de partage, de compréhension, de tolérance et de soutien mutuel.
  • Toujours gérer et atténuer les risques
  • Fournir et recevoir les commentaires des superviseurs localement et internationalement, de communiquer / rapporter aux superviseurs sur une base hebdomadaire les tâches, événements, et questions.
  • Travailler ensemble en tant que membres de l’équipe, sur les infrastructures et projets de développement social, tant sur les projets existants et sur la mise en œuvre d’idées nouvelles
  • Aider à écrire les mises à jour hebdomadaires pour les équipes régionales et internationales.
  • Aider à coordonner avec le personnel de YAKA des collectes de fonds, maximiser les efforts individuels de collecte de fonds par les jeunes.
  • Faciliter le dialogue entre les communautés partenaires de YAKA et les dirigeants locaux (internationale), les écoles partenaires (locales), les ONG partenaires, les jeunes de YAKA, et l’équipe du personnel YAKA pour assurer une direction dans le respect et la dynamique.
  • YAKA s’attend à ce que vous vous engagiez pour le développement continu des compétences dans les domaines suivants :
    • L’expérience du Groupe, l’enseignement et les discussions de groupes.
    • Développement de la jeunesse avec les populations jeunes, le renforcement des relations de soutien et efficace avec et entre les jeunes, leurs familles, les écoles.
    • Leadership personnel
    • L’entrepreneuriat social, auto-motivation, et de l’innovation.
    • Travailler de façon autonome et en tant que partie d’une équipe mondiale.
    • L’espagnol et l’acquisition du langage anglais/Créole

ANNEXE D : EXEMPLE DE RESPONSABILITES ET ENGAGEMENTS DES ACCOMPAGNATEURS

  • Connaître la mission de YAKA, et ses valeurs.
  • Suivre notre ONG sur les réseaux sociaux
  • S’engager à être mentor pour un minimum de un an et demi si au début du cycle de YAKA
  • Assister à la formation des Accompagnateurs
  • Être en contact avec son mentoré de façon hebdomadaire, par e-mail / texte / téléphone / FB, minimum 4 heures de contact par mois.
  • Utilisez ce temps pour échanger avec votre mentoré au sujet de : l’école, sa vie et son développement personnelle, et faire rapport si nécessaire.
  • Contacter en temps opportun, l’équipe de YAKA sur quoi que ce soit de pertinent (assurez-vous que le mentoré sait que vous pourriez avoir besoin de partager certaines informations personnelles si le besoin s’en fait sentir).
  • Rapporter au Coordonnateur de YAKA ou autre animateur toute situation urgente et préoccupante (dépression, comportements sexuels à risque, idée suicidaire notamment).
  • Rencontrer physiquement en face à face votre mentoré au moins une fois par mois.
  • Remplissez Google Doc chaque fois que vous avez une interaction significative avec votre mentoré.
  • Bloguer à propos de votre expérience en tant que mentor sur le blog de YAKA, une fois / semestre.
  • Assister à au moins une réunion par semestre YAKA avec votre mentoré, et également aux événements YAKA impliquant les mentors.
  • Faire un bilan deux fois par semestre avec votre mentoré en phase 3, aux fins de voir comment ils ont évolué dans leur projet.
  • Participer à des événements de collecte de fonds, autant que possible.
  • Aider son mentoré à rester en contact avec d’autres jeunes YAKA et avec leur famille d’accueil à l’étranger.
  • Soutenir les jeunes YAKA à satisfaire leurs besoins de récolte de fonds avec YAKA.
  • Amusez-vous et apprenez ! Cela doit être une expérience mutuellement bénéfique !

ANNEXE E : ACCORD D’ACCOMPAGNATEUR

1 Je communiquerai régulièrement avec l’équipe, fournirai un minimum d’informations hebdomadaires sur mes activités de mentorat, rechercherai et accepterai les remarques et du soutien concernant les difficultés que je peux rencontrer.

2 Je suis prêt(e) à suivre la déclaration obligatoire de la maltraitance et de négligence des procédures et signaler tous les incidents présumés de sévices ou de négligence, à la gestion de YES Akademia immédiatement, le même jour si possible.

3 Je respecterais l’interdiction de consommation de produits stupéfiants ou d’alcool, de fumée au sein des locaux de YAKA et/ou autour des jeunes de YAKA, de posséder des armes à feu létale ou blanche. Ou de faire quel qu’acte illégal, illicite et/ou contraire à l’ordre public ou aux bonnes mœurs. La consommation d’alcool ou de produits stupéfiants durant les activités organisées par YAKA est formellement interdite aux mineurs.

  1. Je m’abstiens de tout comportement inapproprié tel que :

A Les contacts physiques abusifs, comme notamment des attouchements, morsures, coups et agressions physiques.

B Comportements verbaux, gestes déplacés, toutes brimades diffamations ou marques d’hostilité envers un jeune ou un membre de l’équipe de YES Akademia.

C Des gestes dégradants ou humiliants de nature sexuelle ou non, y compris les menaces.

D Un comportement, volontairement ou involontairement suggestif tendancieux ou obscène.

E Le dénigrement public ou privé, ou tout propos diffament à l’encontre de jeunes du programme YAKA, parent / mentor ou membre de sa famille ou encore des institutions politiques, religieuses et leurs dirigeants.

F La violation intentionnelle de toute loi locale, étatique, ou fédérale.

5 Je déclare sur l’honneur :

  1. Ne jamais avoir été condamné pour un crime ou délit.
  2. Ne jamais avoir fait l’objet d’un enquête, investigation ou mesure d’instruction pour maltraitance sur personne mineur, négligence, et ne jamais avoir fait l’objet d’une condamnation pour ces mêmes faits.
  3. Ne jamais avoir fait l’objet d’une enquête ou mesure d’instruction pour des faits constitutifs de viol, agression sexuelle, torture ou actes de barbaries sur une personne mineure, ni ne jamais avoir été condamné pour ces mêmes faits.

Je m’engage à respecter toutes les directives du programme et accepte que toute violation entraînera la suspension et / ou la résiliation de mon contrat d’accompagnateur

ANNEXE F : FRAIS DU PROGRAMME INTERNATIONAL

Les sommes ci-dessous peuvent vous être exigées par YAKA à titre de frais du programme (voir dans votre convention envoyée par le compte Richesses Humaines).

Les coûts restants sont les coûts variables du voyage, couverts par YAKA.

Si le staff réussit à obtenir du financement externe pour leur participation (ex. bourses), YAKA s’attend à ce qu’il s’efforce de contribuer à ces coûts également.

Vol – Aller-Retour 1000€
Logement et Nourriture au village 300€
Visa ou Frais de tourisme pour les weekends 20€
L’assurance voyage 65€
Transport depuis et vers l’aéroport 55€
Transport dans le pays 50€
Tarif frontalier / Administratif 15€
Communication 15€
Kit médical 15€
Micro-projets de développement 15€
Supervision par animateurs et éducateurs 500€
TOTAL 2050


ANNEXE G : Politique de conservation des documents

Section 1 Dossiers de YES Akademia

Tous les dossiers, les formulaires et les contrats relatifs à la participation dans les activités de YAKA par des mineurs doivent être fichés et conservés en permanence.

Les fichiers, les formulaires et les contrats liés à des staffs adultes doivent être conservés pendant cinq ans. Les candidatures reçues pour la participation à YES Akademia doivent être conservées pendant trois ans.

Les listes des derniers participants à YES Akademia; staffs et mentor doivent être conservés dans un système de stockage en ligne ou un fichier accessible, le mot de passe quand il y a de transition du personnel devra être systématiquement modifié.

Les renseignements sur les participants, doivent être remplis dans un système de stockage en ligne.

Toute information relative aux participants mineurs de YES Akademia que le personnel juge importante, en particulier en ce qui concerne leur sécurité, doit être conservée pendant trois ans.

Les dossiers du comité de sélection, y compris les critères de sélection utilisés et autres documents concernant le processus de sélection doivent être conservés pendant trois ans et détruits par la suite.

Section 2. Courrier électronique et fichiers

1 Les e-mails et fichiers qui correspondent aux catégories ci-dessus qui ont besoin d’être sauvés doivent être soit :

1.1 Imprimés sur papier et conservés dans le fichier approprié

1.2 Régulièrement téléchargés sur un fichier informatique et conservés sous forme électronique ou sur un disque dur dans un fichier séparé

1.3 Conservés dans un système de partage de documents en ligne

La période de conservation dépend de la l’objet de l’e-mail. Soyez extrêmement prudent lorsque vous supprimez des e-mails.

Merci d’avoir pris le temps de lire ces différentes parties (aussi envoyées par email du compte Richesses Humaines). Vous pouvez maintenant signer le consentement ci-dessous.